Est-ce que toutes les secrétaires répondent aux appels de ma société ?
Oui. Nous accueillons vos clients 63 heures par semaine, 52 semaines par an, difficilement conciliable avec les 35 heures.
Toutes nos téléopératrices répondent à tous nos clients avec une attente réduite à quelques secondes plutôt qu'une seule secrétaire qui les ferait patienter parfois de longues minutes, le temps de finir l'appel en cours. Les appels sont pris un par un. Votre ligne n’est jamais occupée.
Est-ce que je peux consulter la messagerie ou laisser une consigne de chez moi ?
En dehors des heures d’ouverture d’Auxiliaire System, que deviennent mes appels?
Un répondeur général diffuse un message rappelant les heures d’ouverture du centre d’appels.
Nous pouvons également transférer la ligne téléphonique vers un autre numéro si vous souhaitez répondre à vos appels pendant notre absence.
Un message de nuit personnalisé peut également être intégré à votre ligne téléphonique si vous souhaitez diffuser un message particulier.
Comment puis-je prendre connaissance de mes appels ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous :
En vous connectant sur notre messagerie avec vos codes d’accès,
En recevant vos messages par mail ou sms dès leur enregistrement
En programmant un envoi de fax aux heures souhaitées
Je peux avoir besoin de vos services uniquement pour quelques jours par mois. Est-ce possible ?
Oui, nos contrats sont souples. Vous pouvez ainsi profiter du service uniquement pendant des congés, un déplacement à l’étranger… et récupérer votre ligne à votre retour.
J’ai peu d’appels par mois, puis-je faire appel à vos services ?
Le nombre d’appels reçus ne doit pas être le critère à retenir pour faire appel à nos services. Pour nous chaque appel est important. Faire appel à nos services vous garantit de ne perdre aucun appel et de fournir ainsi à vos interlocuteurs un accueil chaleureux et professionnel de 08h à 20h sans interruption.
J’ai déjà une assistante, comment puis-je faire appel à vos services ?
Vous pouvez décider de transférer vos appels pendant les heures de pause (midi) et/ou en complément de ses horaires (matin et soir). Ainsi vous assurerez un accueil téléphonique à vos interlocuteurs de 08h à 20h. L’ensemble des appels enregistrés sera communiqué à votre secrétaire ou à vous-même par mail ou par le site internet. Vous avez également la possibilité de mettre en place un débordement d’appels qui consistera à diriger les appels entrants vers Auxiliaire System lorsque votre secrétaire est déjà en ligne, ceci afin d’éviter de perdre un appel. Vous pouvez aussi choisir de nous confier vos appels lors de ses absences, ses congés annuels mais également à tout moment si vous souhaitez que votre secrétaire puisse se consacrer à d’autres tâches dans la journée, sans être dérangée par le téléphone.
Nous souhaitons externaliser notre standard. Avez-vous les moyens de gérer nos appels entrants et de les dispatcher vers les lignes directes de nos collaborateurs ?
Un accueil personnalisé sera effectué à l’image de votre société pour chacun des appels entrants. L’organigramme de votre société sera intégré à votre dossier informatique dans notre logiciel. Chaque collaboratrice aura ainsi accès aux informations personnelles de vos collaborateurs et pourra, selon vos consignes, enregistrer le message ou bien effectuer une simple mise en relation avec sa ligne directe.
Parmi tous les appels que vous recevez, comment savez-vous qu’un appel va me concerner ?
Dès l’arrivée de l’appel sur les postes de nos collaboratrices, le nom de votre société s’affiche.
Comment facturez-vous votre prestation ?
Nous facturons à la minute (0.90 € HT) avec un abonnement mensuel (15 € HT). Pour chaque appel reçu, nous retranscrivons les coordonnées précises de l’appelant et le message. En fin de mois, vous recevrez la facture reprenant le temps de traitement de vos appels.
Le coût est proportionnel au nombre d’appels reçus dans le mois et sans commune mesure avec les frais engendrés par l’embauche d’une ou plusieurs assistantes pour couvrir nos heures d’ouverture.
Pour exemple, si nous recevons 20 appels d’une durée d’une minute, notre facture s’établira comme suit :
Abonnement ligne téléphonique : 15,00 € HT (mensuel quand vous faites le transfert)
Réception des appels (20 appels x 1 minute = 20 minutes) : 20 x 0.90 € HT soit 18,00 € HT =
Total : 33,00 € HT
Quels sont les modes de paiement proposés ?
Nous acceptons les règlements par chèque, prélèvement, virement et espèces.
Nous ne prenons pas la carte bleue.
Peut-on facilement modifier le numéro de téléphone sur lequel est transférée la ligne téléphonique ?
Le transfert est immédiatement effectué à réception de votre demande écrite (mail, fax).
